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Le gestionnaire de paie internalisation ou externalisation

Faut-il la traiter en interne ou transférer la fonction à un prestataire extérieur ?

De quelle façon investir les outils informatiques ?

Quels sont les coûts et les conséquences de ces différents choix ?

La paie une fonction clé de l’entreprise qui pose de nombreuses questions

INTERNALISATION

AVANTAGES

  • Souplesse
  • Confidentialité

INCONVENIENTS

  • Recrutement
  • Moyens techniques
  • Formation

EXTERNALISATION PARTIELLE

AVANTAGES

  • Facilité d’usage
  • Souplesse

INCONVENIENTS

  • Coût
  • Recrutement

EXTERNALISATION TOTALE

AVANTAGES

  • Garantie technique

INCONVENIENTS

  • Coût
  • Perte de contrôle

 

Internaliser la paie avec son équipe de gestionnaire de paie, quels avantages pour l’entreprise ?

Avoir du personnel et des outils dédiés à la paie confère une autonomie totale sur le sujet des ressources humaines. Les délais sont respectés, les données sont sécurisées. La souplesse, la réactivité et la personnalisation de la paie en fonction des spécificités de l’entreprise sont les principaux avantages obtenus. CLASSEOS peut vous fournir des alternants ou des professionnels expérimentés.


Néanmoins, les fréquentes évolutions réglementaires obligent à une formation constante des salariés et à des mises à jour du logiciel utilisé. La maintenance des outils engendre un coût de plus en plus élevé depuis le déploiement de la DSN.

Le gestionnaire de paie à responsabilité limitée

L’internalisation peut être partielle. Le logiciel peut être utilisé sous un mode SAAS. C’est-à-dire qu’il n’est pas acheté mais en quelque sorte loué. SILAE est leader sur ce marché. Toutes les opérations sur les fiches salariés et sur les bulletins de paie sont faites en interne. La maintenance est à la charge et de la responsabilité de l’éditeur. Les actions de paramétrage du service paie sont limitées aux spécificités internes. Ce mode d’usage se développe de plus en plus.

Une autre solution est l’usage de plateforme de gestion de paie, par exemple PAYFIT. L’entreprise utilisatrice rentre les informations et tous les traitements sont générés par le site. Le coût est au bulletin de paie. Les documents complémentaires tels que certificat de travail et reçu pour solde de tout compte entre autres, sont facturés en supplément. De la qualité et du sérieux du prestataire dépend l’intérêt de ce type d’outil.

L’absence de gestionnaire de paie, l’externalisation de la paie totale

La dernière solution est l’externalisation totale. L’expert-comptable en charge du dossier se charge aussi d’éditer les bulletins de paie et les déclarations sociales. C’est le cas le plus courant même si de nouveaux acteurs pénètrent le marché.


La maîtrise de la paie est devenue de plus en plus complexe. La mise place de la DSN en 2017 a augmenté le niveau de technicité des outils de paie. Les compétences des gestionnaires de paie sont devenues de plus en plus pointues. Par ailleurs, l’entreprise n’a plus à gérer les absences et difficultés de recrutement de ces ressources en pénurie. Les comptables uniques qui géraient comptabilité et paie en même temps sont de plus en plus rares. Les changements réglementaires sont de plus en plus fréquents. Dans ces conditions, la question de l’externalisation se pose même pour des entreprises de taille intermédiaire ou grande.


En revanche, l’administration du personnel, le suivi des congés payés et la rédaction du contrat de travail ne sont pas compris dans les offres proposées.


Le service des ressources humaines, débarrassé des contraintes techniques de la paie, peut se concentrer sur la gestion des carrières et de la formation ainsi que des thématiques de santé au travail et d’inclusion des publics à besoins spécifiques.


Le coût d’un bulletin de paie externalisé se situe entre 10 et 30 € hors taxe selon la formule choisie. Il faut à cela ajouter le salaire de la personne qui collecte et transmet les données.


En dessous de vingt salariés, l’externalisation est la solution la plus pratique et la plus économique. Plus la taille de l’entreprise augmente et plus le choix est un choix de gouvernance. Conserver les compétences en interne ou déléguer la fonction RH n’est pas anodin.


Un cas particulier : celui d’une entreprise ayant des employés dans plusieurs pays différents. La paie peut être internalisée au siège et externalisée dans les pays étrangers. Ou bien avoir recours à un prestataire présent à l’international. L’entreprise ADP répond à ce besoin.

Gestionnaire de paie ou pas, la question de l’internalisation de la paie

Le choix se fait à partir de la hiérarchisation de nombreux critères : la taille de l’entreprise, la capacité à recruter les ressources nécessaires, les contraintes techniques, les coûts, l’exigence de confidentialité et le besoin de souplesse.

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