Office Manager : ça n’existe pas ?

Alors que ce terme n’était encore pas employé il y a 10 ans, on note une augmentation progressive de l’utilisation du mot « Office Manager ».

Par exemple, fin 2023, on comptait plus de 10 000 offres en CDD/CDI ou Alternance comme « Office Manager », sur les principaux jobboards généralistes, pour la France Métropolitaine.

Les missions d’un Office Manager

Les tâches que l’on retrouve le plus fréquemment dans les fiches de poste pour un office Manager sont les suivantes :

Evènement internes :

• Communication interne
• Gestion des déplacements
• Gestion des évènements internes

Services Généraux :

• Gestion des fournitures, commande, dispatching
• Gestion des prestataires

Premier niveau de Gestion Administrative :

• Saisie et classement des factures
• Relance des fournisseurs
• Récolte des éléments variables de paie

Support RH :

• Accueil des nouveaux collaborateurs (badge, ordinateur, contrats,…)
• Support sur toutes les tâches d’amélioration de la qualité de vie des collaborateurs
• Assistance au recrutement

Support Commercial :

• Réalisation des devis, suivi des paiements et bons de commande
• Gestion du support client de premier niveau

Assistanat de direction :

• Gestion des plannings, des réunions et salles de réunion
• Accueil téléphonique

Globalement l’Office Manager assure toutes les tâches de support à l’équipe managériale et facilite le travail des différents collaborateurs dans leur quotidien. Il est polyvalent et cherche à assurer à chacun les meilleures conditions de travail possibles.

Quelles différences avec un Assistant de Direction ou un Assistant Administratif ?

Les entreprises de toutes tailles recrutaient principalement des secrétaires jusqu’aux années 2000. Avec l’essor de moyens de communication moins chronophages, beaucoup d’entreprises ont réduit le nombre de postes en secrétariat.

Dans les plus grandes entreprises, ces postes ont été remplacé par des assistants de direction d’une part et des assistants administratifs d’autre part.

Dans les start-up puis dans les PME, une nouvelle mission d’Office Manager est née en remplacement du secrétariat. Elle inclue à la fois les tâches qui incomberaient à un assistant de direction et à un assistant administratif et toutes tâches nécessaires à la bonne marche quotidienne de l’entreprise.

L’office manager est le couteau suisse qui fait la différence, dans une équipe, et offre un environnement de travail favorable.

Il est fréquent que les termes office manager, assistant de direction, assistant administratif ou secrétaire soient employés pour les mêmes offres d’emploi sur les jobboards.

Quelles formations pour devenir Office Manager ?

Il existe deux principales formations qui mènent au poste d’Office Manager :

• Le BTS Support à l’action Managériale (aussi appelé BTS SAM) qui donne un BAC+2 en 2 ans, idéal à la sortie du lycée
• Le Titre Assistant de Direction qui donne un BAC+2 en 1 an, idéal pour les personnes qui ont déjà eu une première expérience professionnelle

Chez Classeos, nous proposons le Titre Assistant de Direction en alternance (apprentissage et contrat pro) avec deux rentrées : septembre et janvier. Nous orientons les candidats acceptés à cette formation vers les entreprises partenaires qui correspondent le mieux à leurs aspirations et aptitudes. 

Si vous souhaitez candidater pour cette formation ou avoir plus d’informations, rendez-vous dans la rubrique « Inscription« .