Enregistrement et validation des factures fournisseurs

Les factures que l’entreprise reçoit de ses fournisseurs doivent être saisies en comptabilité dans les comptes appropriés en fonction de la dépense.  Avant paiement, elles doivent être approuvées par la personne ayant engagé la dépense et parfois son supérieur hiérarchique. La rapidité de la validation garantit le respect des échéances.

Les ventes aux clients doivent faire l’objet d’une facture qui doit être enregistrée.  

La demande d’un client fait l’objet d’un devis. Lorsque ce devis est accepté, il devient une commande. Lorsque la livraison ou la prestation est effectuée, on émet une facture. Cette facture est enregistrée dans la comptabilité.

Le pointage des comptes de fournisseurs et clients

Les comptes de tiers sont des comptes mouvementés en débit et en crédit, par exemple un compte fournisseur ou client. Une facture correspond à un règlement. Le pointage consiste à rapprocher deux ou plusieurs écritures faisant partie de la même opération. Cette tâche est nommée aussi lettrage.  Un paiement peut régler plusieurs factures.

Après pointage, ne doit rester que les écritures isolées qui doivent donner lieu à une analyse et éventuellement à correction.

Une facture fournisseur ou client sans règlement à son échéance doit faire l’objet d’une étude de la situation et ensuite du traitement approprié. C’est-à-dire, relance du valideur, relance de la demande d’avoir, relance du client ou des opérationnels pour résolution de litige.

Les comptes doivent être pointés régulièrement et obligatoirement en fin d’année avant la clôture de la comptabilité.

Les tâches comptables

La saisie des pièces signifie saisie des documents reçus. L’imputation comptable est l’attribution d’un numéro de compte comptable en fonction de la nature de l’opération. Le suivi, la revue ou le cadrage des comptes consiste à réaliser l’ensemble des opérations sur les comptes clients ou fournisseurs. Le suivi de la balance âgée clients consiste à vérifier que les clients ont payé à l’échéance. Dans le cas contraire, il faut relancer le client. La formation de gestionnaire comptable et fiscal est adaptée à ces tâches.

Le suivi de la trésorerie de l’entreprise – Classeos